J’accueille aujourd’hui Loft Roquette.
Pour toutes les entreprises souhaitant louer une salle de réunion à paris, il s’agit d’un espace de réunion de 100 m2 entièrement modulable avec parking situé dans une cour calme de la rue de la Roquette, à 5 minutes de la place de la Bastille et à proximité de nombreux hôtels, restaurants et commerçants.
La salle est dédiée à l’organisation de réunions ou d'événements professionnels clés en main (voir vidéo ci-dessous). Les conditions et les tarifs sont sur loftroquette.com.
Par ailleurs, je profite de cette thématique sur la location de salle de réunion pour mettre en avant 4 problèmes récurrents qui concernent la majorité des réunions professionnelles.
1. Lors d’une réunion professionnelle, 60% des participants ne se sont pas préparés.
Avant une réunion, la plupart des participants reçoivent au préalable l’ensemble des informations concernant le déroulement ainsi que le contenu de la réunion.
Et dans la pratique, tout organisateur doit s’attendre à obtenir ce type de répartition :
- 1/3 des participants uniquement auront lu attentivement les documents envoyés.
- 1/3 des participants liront plus ou moins assidûment les documents durant leur temps de trajet jusqu’à la réunion.
- 1/3 des participants n’auront rien préparé et n’auront pas lu les documents pour diverses raisons (manque de temps, problème d'adressage, etc.).
Donc vous devez assumer le fait que tout le monde ne sera pas prêt pour votre réunion.
Pour remettre tous les participants au même niveau d’information, il est intéressant d’installer un paperboard à l’entrée de la salle de réunion. Sur ce paperboard, vous reporterez brièvement les éléments importants de la réunion.
Location de mobilier interactif : vous pouvez également opter pour les mobiliers interactifs tactiles (bornes multimédia, totems tactiles, tables tactiles, etc.) qui sont aujourd’hui des outils tendance peuvant s’intégrer dans n’importe quel lieu de réunion. Ce matériel de communication, simple et intuitif, apporte de l’interactivité à une réunion tout en augmentant la taux de rétention d’information ciblée chez les participants.
En agissant ainsi, vous permettez à tous les participants d’être informés, même au dernier moment, du contenu de la réunion.
2. Pliez les chaises supplémentaires pour communiquer une bonne image.
Loft Roquette met à disposition des entreprises 9 tables, 70 chaises et canapés. Si vous n’utilisez pas l’ensemble de ces éléments, il est conseillé de plier les chaises et tables supplémentaires.
Car si vous organisez une réunion rassemblant 35 personnes et qu’il reste 35 chaises vides dans la pièce, les chaises vides vont renvoyer l’image d’une salle à moitié vide. Cela donne l’impression qu’il y a un manque de participants à la réunion et donc suggère que la réunion ne doit pas être si intéressante.
3. Ne choisissez pas des heures exactes pour fixer une réunion.
Évitez les heures comme 11h00, 14h00, 15h00 car les participants viendront à 11h09, 14h05 ou 15h11. C’est un fait, lors d’une réunion, il y a toujours des retardataires.
Il est plus approprié de démarrer une réunion au quart d’heure ou à la demi-heure. Par exemple : 10h45, 13h45, 14h45 car cela vous permet d’anticiper les éventuels retards et ainsi de commencer votre réunion au plus tard à 11h, 14h ou 15h.
Au niveau pratique, sachant qu’un être humain est attentif que durant 45 minutes, Il faut prévoir des pauses de 5 minutes toutes les heures car cela aide les collaborateurs à se redynamiser et de retrouver leurs esprits.
Selon une étude du MCI (Management Center Innsbruck), plus de 90% des professionnels admettent rêvasser à un moment ou un autre en réunion, 73% apportent un autre travail et 39% se sont déjà endormis.
La pause ne doit pas durer plus de 10 minutes, il faut le rappeler aux participants car plus la pause sera longue, plus la réunion se terminera tard.
4. Pensez aux retardataires car il y en aura systématiquement.
Comme vous le savez, il y a toujours des retardataires à une réunion.
Même si leurs raisons sont légitimes (transport, retard de train, réunion avec le manager, etc.), vous devez composer avec et chaque arrivée d’un retardataire déconcentre les participants.
Pour minimiser cette gêne, arrangez la salle de réunion afin que les retardataires puissent rentrer et se mettre discrètement au fond de la pièce. De même, mettez au fond de la pièce l’ensemble des documents nécessaires à la réunion afin que ceux-ci puissent se servir sans déranger.
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