Gestion du temps : voici les 6 meilleurs conseils pour être le plus efficace au travail.
Il s'agit des 6 lois essentielles que j'applique à mon travail pour être plus efficace et que vous devez également appliquer.
1. Loi de Murphy : prévoyez toujours une marge pour l’imprévu
Son constat : ses collaborateurs ne savent pas gérer leur temps, ils enchaînent les réunions sans prévoir de battements entre chacun de leur rendez-vous. A chaque tâche réalisée, on observe systématiquement des imprévus. Une tâche prend toujours plus de temps que l’on ne l’imagine. Et ce qui peut mal tourner, tournera mal. C’est la loi de Murphy également appelée la loi de l’emmerdement maximum.
En général, nous sous-estimons le temps nécessaire à la réalisation d’un objectif pour 3 raisons :
1. Car nous pensons être des champions de la gestion du temps. Vous êtes le meilleur ! En tout cas, vous le pensez et par conséquent, vous surestimez vos capacités à réaliser une tâche.
1. Car nous pensons être des champions de la gestion du temps. Vous êtes le meilleur ! En tout cas, vous le pensez et par conséquent, vous surestimez vos capacités à réaliser une tâche.
2. Car il y a la pression du temps, matérialisé par un supérieur hiérarchique ronchon qui vous demande sans cesse "combien de temps il vous faut encore pour lui rendre un dossier important ?". Par peur de le décevoir, vous allez lui indiquer un temps d’exécution le plus court possible.
3. Ou encore un de vos clients vous paie à l’heure de travail effectif pour réaliser une mission mais vous êtes embêtés car celui-ci pourrait mal prendre le fait de vous payer les heures concernant vos imprévus.
Voici le conseil avisé que je peux vous donner sur la gestion de votre temps : Vous devez toujours surévaluer le temps que vous consacrerez à un travail.
Laissez-vous systématiquement une marge de temps supplémentaire afin de faire face aux imprévus. Pour cela, affectez un coefficient à chaque type de missions. Si c’est une tâche que vous maîtrisez, ajoutez entre 10 et 30% en plus au temps prévu. S'il s'agit d'une tâche nouvelle, multipliez par 2 le temps prévu à la mission.
Laissez-vous systématiquement une marge de temps supplémentaire afin de faire face aux imprévus. Pour cela, affectez un coefficient à chaque type de missions. Si c’est une tâche que vous maîtrisez, ajoutez entre 10 et 30% en plus au temps prévu. S'il s'agit d'une tâche nouvelle, multipliez par 2 le temps prévu à la mission.
2. Loi de Carlson : réduisez toutes formes d’interruptions
Dans les années 50, en Suède, l’économiste Sune Carlson a observé l’activité de dizaines de managers au sein de diverses entreprises.
Résultats : les managers étaient interrompus environs toutes les 20 min en moyenne. Sune Carlson en a tiré la loi des séquences homogènes, selon laquelle effectuer un travail en continu prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois.
Un travail interrompu est plus long qu’un travail continu car il faut au minimum 3 minutes à la personne pour se concentrer de nouveau sur la tâche en cours, ce qui engendre fatigue et sentiment d’inefficacité.
Mon conseil avisé sur la gestion du temps : éloignez toutes sources d’interruption ou de distraction. Pour l’appliquer en entreprise, il est conseillé de fermer la porte de votre bureau, de filtrer vos appels en mettant votre téléphone sur répondeur et de désactiver le signal sonore avertissant de l’arrivée de vos emails.
Si vous travaillez dans un Open Space, il est encore plus facile de se déconcentrer. Si vous pouvez vous le permettre, placez sur votre bureau un petit carton rouge ou vert pour indiquer que vous êtes occupés ou disponibles afin d’éviter que l’on vous dérange.
3. Loi de Pareto : Concentrez-vous sur l’essentiel
Pour faire court, en 1906, l’économiste Vilfredo Pareto a formulé ce constat devenu très célèbre : 20% de la population concentre 80% des revenus.
Son constat a été ensuite extrapolé au monde de l’entreprise et le résultat constaté est que 20% du travail effectué produisait 80% des résultats.
Ou encore que 20% de vos clients génèrent 80% de votre chiffre d’affaires.
Son constat a été ensuite extrapolé au monde de l’entreprise et le résultat constaté est que 20% du travail effectué produisait 80% des résultats.
Ou encore que 20% de vos clients génèrent 80% de votre chiffre d’affaires.
Autrement dit, 80% de ce que vous faites apporte n’apporte que 20% de résultats tout en étant chronophage.
4. Loi de parkinson : tout travail tend à se dilater pour remplir le temps disponible
« un travail s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour sa réalisation ».
Donc même si vous disposez d’un délai de temps très important pour réaliser une tâche, vous ferez en sorte de consommer la totalité de ce temps imparti. D’où l’intérêt de vous fixer des échéances courtes mais réalistes.
5. Loi d’Illich : accordez-vous des pauses
Lorsque cela arrivera, pour retrouver votre concentration, il n’y a qu’une solution : arrêtez-vous 5 minutes et sortez un instant du bureau pour vous dégourdir les jambes ou prendre un café.
6. Loi de Fraisse : ou la perception relative du temps.
Ainsi, plus une activité nous intéresse et plus elle paraît brève.
Inversement, plus une activité ne nous intéresse pas et plus elle paraît durer longtemps.
Par exemple, 1 mois de travail vous parait très long, mais 1 mois de vacances vous parait toujours trop court.
Ainsi la majorité d’entre nous, avons plutôt tendance à faire en priorité ce qui nous plaît, et à passer beaucoup de temps, plutôt que faire ce qui est important mais qui nous déplaît. De plus, on mettra moins de cœur à l’ouvrage et on passera moins de temps sur les tâches qui nous déplaisent.
Cette règle sur la gestion du temps a un niveau d'importance très élevé pour les entreprises car le degré de motivation des salariés est proportionnel à leur intérêt pour une tâche et a un impact direct sur les résultats de l’entreprise.
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Crédit photo ; http://www.freedigitalphotos.net/images/Other_Business_Conce_g200-Target_On_Dartboard_Shows_Perfect_Aiming_p142319.html
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