Crédit d'impôt recherche. Guide d'astuces pour le rédiger vous même

Ceci est un guide pratique des bonnes méthodes de rédaction d'un dossier de Crédit d'Impôt Recherche

Le crédit d'impôt recherche est le principal outil permettant de soutenir l’effort de Recherche & Développement des entreprises sous forme de crédit d’impôt au titre de l’année au cours de laquelle l’entreprise expose ses dépenses de recherche.

Le crédit d'impôt recherche en quelques chiffres :

- En 2010, près de 18 000 entreprises ont déposé une déclaration.

- Le nombre de déclarants entre 2008 à 2010 a fortement augmenté : +80% durant ces 3 années.

- Le montant des dépenses déclarées par les entreprises a atteint 18,2 milliards €.

- La créance du CIR a augmenté de 4% pour atteindre 5,05 milliards € en 2010.   

Sa demande est annuelle et concerne toutes les entreprises.

Attention ! Le crédit d'impôt recherche est optionnel et déclaratif, c'est-à-dire que si vous ne déclarez rien, vous n'aurez rien.

Bonus à la fin de cet article

 Vous trouverez en bas de page :

1. Une trame pour rédiger le dossier technique de votre crédit d'impôt recherche.

2. Un exemple concret de calcul du crédit d'impôt recherche pour un investissement de l'entreprise de 141 000 euros.

3. Le formulaire financier.

Conseils pour la rédaction du dossier technique de crédit d'impôt recherche

Les choses à ne pas faire lors de la rédaction du dossier

Eviter la voie passive. Le style "rédigé" doit être à la "voie active" car la "voie passive" ne met pas suffisamment en valeur le travail accompli. Exemple : "les logiciels ont été développés"… à remplacer par "nous avons développé les logiciels…" "Des résultats majeurs ont été constatés…" à remplacer par " "nous avons constaté des résultats majeurs…"

N'oubliez pas de faire une conclusion générale. Faites une conclusion générale en indiquant les avancées technologiques, les réussites techniques, l’augmentation des connaissances générées, l’état d’avancement du projet à la fin de l’année civile ainsi que les suites éventuelles à donner. Exemple : Ce projet nous a permis d’améliorer nos connaissances sur…. Nous poursuivrons nos travaux par ….. Grâce à ce projet nous avons….

Il est préférable d’éviter de rédiger systématiquement sous forme de listes ou de puces. Privilégiez plutôt le style « rédigé ».

Evitez tous les termes qui mettent en avant la facilité des opérations ou l'absences de difficultés. Ces informations peuvent desservir le dossier car elles évoquent l’absence de complexité.

Evitez de mettre en avant le coût des opérations car les critères financiers ne sont pas des critères d’éligibilités du Crédit d'Impôt Recherche.

Il est conseillé de faire un petit historique au début de la partie travaux pour montrer la continuité de vos travaux.

Il est important de ne pas faire intervenir les fournisseurs dans la description des travaux de R&D car ceux-ci n'interviennent pas dans les opérations de R&D car ils vous procurent des produits déjà finis.

Soulignez bien l’écart de performances entre les objectifs de votre projet par rapport à l’état de l’art existant. Ayez un regard critique sur les solutions existantes en termes de stabilité, efficacité, performances, pour démontrer que l’objectif de votre projet est de parvenir à des performances supérieures ou répondant à des contraintes particulières.

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Tableau des remarques fréquentes et termes à éviter

Objectif de ce tableau : vous faire gagner du temps dans votre rédaction en évitant les corrections multiples. 
Le tableau ci-dessous est à lire avant et après la rédaction de votre dossier technique.

Termes à éviter	A remplacer par	Commentaires
- Choisir	- Sélectionner	Ce terme évoque une trop grande simplicité des opérations et suggère que le projet est une simple adaptation.
- Améliorer - Optimiser	- Augmenter les performances - Augmenter de manière substantielle le niveau de performances d’un produit ou d’un procédé - Maîtriser rigoureusement - Comprendre des phénomènes - Évaluer des hypothèses - Définir des solutions - Définir des applications possibles nouvelles	Améliorer et optimiser : Ces termes sont à éviter sauf dans le cas d'amélioration substantielle.
- Adapter - Ajuster - Paramétrer	- Tester - Expérimenter - Évaluer - Accroître la précision -  Modéliser - Simuler	Adapter, ajuster et paramétrer : Ces termes laissent à penser qu’il s’agit d’un simple réglage et pas d’une opération de R&D.
- Produit - Matières premières	- Solution - Composé - Matériel - Substance	Produit et matières premières : mots tabous pour l’administration et le ministère de la recherche car ayant une connotation trop " industrielle".
- Fabrication - Production - Mettre au point  - Conception	- Développement - synthèse - Obtention à grande échelle	Ces termes font trop ressortir le côté industriel et évoquent une trop grande simplicité des opérations réalisées.
- Adapté	- Spécifique	Le terme "adapté" est associé à l'absence de difficultés.
- Contournement	- Résolution	Préférez le mot «résolution» pour mettre en avant les efforts réalisés faces aux difficultés.
- Concurrence	- Références - Acteurs  socio-économiques	Éviter de faire référence à vos concurrents.
- Fournisseurs	- Origine	Éviter les références aux fournisseurs.
- Contrôler	- vérifier - valider - Analyser les propriétés ou des paramètres	Ce mot relève d'un simple check-up et ne met pas en avant les actions d'investigations.
- Spécification	- Caractéristiques - Performances attendues - Obtention des valeurs	Les mots de remplacement mettront plus en valeur la description technique.
- Manipulation	- Expérience - Expérimentation  - Test	A éviter, car c'est du jargon de laboratoire.
- Lot de fabrication	- Lot pilote	Le lot pilote est plus adapté car il sonne moins "industriel" qu'un lot de fabrication.
- Qualification	- Caractérisation - Étude des propriétés	Ce mot est proche du contrôle industriel.

 

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En règle générale, il faut éviter les mots renvoyant à la simplicité ou au contexte industriel et employer plutôt des mots à connotation "recherche".

Les associations que vous pouvez faire avec vos projets

Possibilité de regrouper plusieurs projets	Intérêt : vous ne déposez que 1 seul dossier de crédit d'impôt recherche. Deux projets distincts peuvent être regroupés en faisant une fiche expliquant le sens de la démarche. Et cela même si les deux projets ont déjà fait l'objet d'une demande de CIR auparavant. De même le regroupement de projets peut permettre de justifier de financements plus importants (financement européen par exemple).
Un seul projet peut donner naissance à deux ou plusieurs projets	Un projet peut être séparé en deux. Dans ce cas, vous devez faire deux dossiers distincts (si plusieurs projets, vous devez faire un dossier pour chaque projet). Un projet ayant déjà fait l'objet d'un CIR peut également être séparé.
Projet arrêté puis reparti sous un autre nom	Intérêt : permet de comptabiliser les travaux abandonnés des anciens projets pour le CIR Dans ce cas, vous devez faire un seul dossier et préciser les deux identifiants du projet.

Les activités imputables au crédit d'impôt recherche :

- Les activités ayant un caractère de recherche fondamentale

- Les activités de recherche appliquée

- Les activités de développement expérimental

- La veille technologique (jusqu'à 60 000 euros)

- Les études qui n'ont pas débouchées

- Les achats de prestations externes : en termes de sous-traitance, tous les pays européens sont concernés, les dépenses engagées avec des universités ou des organismes publics sont multipliées par 2 pour le calcul du CIR.

- Les dépenses de documentation et de congrès ne peuvent être prises en compte que dans le cas d'une affectation à un projet précis

- Le coût de prototype, maquette, d'architectures ou de concept

- Les études théoriques et simulations

- Les caractérisations et les activités de levées d'incertitudes

- Les analyses et dépôts de brevets

- Les intérimaires et CDD sont pris en compte

- Les abonnements à des revues

- Les abonnements à des bases de données

- L'embauche de jeunes docteurs (dont c'est le 1er CDI)

Les activités non imputables au crédit d'impôt recherche :

- Les activités des stagiaires

- Les études marketing ou de marchés

- La veille concurrentielle et business

- Les visites de salons et les visites fournisseurs

- Les études de design

- Les réunions de services et d'organisation

- Les phases industrielles

- La qualification industrielle

- Toutes activités de routine de l'entreprise

- Les procédés de fabrication

- Les études d'optimisation des coûts

- Les achats de pièces prototypes

- Le temps mis à monter le dossier de CIR n'est pas pris en compte

- Retrait des aides publiques dans le budget éligible

Qu'est ce qui est contrôlé par le fisc ?

Tous les éléments de justification :

1. Le niveau de qualification du personnel (diplômes)

2. Le temps passés sur les travaux

3. Le dossier technique (état de l'art existant, objectifs visés, incertitudes scientifiques et techniques, les travaux effectués, les progrès scientifiques ou techniques réalisés, les ressources associées pour chaque projet, état d'éventuels collaborations)

4. Les documents financiers

Un expert scientifique mandaté par le gouvernement vous demandera ces justificatifs (que vous aurez bien entendu réalisés au préalable). 
Celui-ci peut éventuellement se déplacer dans votre entreprise.

Sachez que les contrôles fiscaux n'ont lieu que dans 5% des cas, ce qui est un chiffre relativement faible.

Les 2 principales causes de redressement des entreprises auditées par le fisc :

1. La majorité concerne le temps alloué aux projets de R&D de l'entreprise. Si vous indiquez pour une personne 100% de temps passé sur un projet, vous allez subir un redressement fiscal car cela est peu probable. Tout simplement parce qu'il existe des tâches que tout personnel  d'entreprise effectue et qui ne rentrent pas en compte dans le calcul du crédit d'impôt recherche telles que les tâches administratives, les réunions de services et d'organisation, etc.
2. Erreur d'appréciation quant à la nature des travaux de R&D

Le droit de reprise de votre crédit d'impôt recherche par le FISC s’exerce jusqu’à l’expiration de la troisième année suivant celle du dépôt de la déclaration. Passé ce délai, vous pourrez souffler.

Votre plan d'action en 3 étapes majeures : 

La rédaction du dossier technique + la rédaction du dossier financier

Première phase : 

- Identifier les projets éligibles de l’année civile précédente

- Établir la liste des projets existants et regarder à quel stade ils se trouvent

- Analyser le périmètre éligible de vos projets : excluez tout projet qui n'est pas nouveau pour l'entreprise, rentrant dans la routine ou la prestation de service, écartez la production, les d'études de marchés, etc.

- Rassembler vos éléments financiers (salaire, heures en temps plein homme, dépenses, factures, notes d'honoraires, relevés comptables, etc.)

- Récolter en parallèle l’information technique

Deuxième phase : 

- Chiffrer le montant des dépenses allouées à ces projets pour le calcul du crédit d’impôt

- Calculer les Eléments financiers et les consigner dans le formulaire 2096 A à envoyer au Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche avec les liasses fiscales

Troisième phase : 

- Sécuriser le montant déclaré en préparant un dossier justificatif de vos dépenses

- Rédiger le dossier scientifique justificatif de vos travaux de recherche

- Rester en alerte en cas de contrôle fiscal

Quand déposer votre dossier de crédit d'impôt recherche ?

Toutes les entreprises doivent déposer auprès de l'administration fiscale le Cerfa 2069A en même temps que leur liasse fiscale, soit 3 mois après la clôture de l’exercice.

Attention : l’envoi tardif de la déclaration du CIR  fait automatiquement perdre le bénéfice du crédit d’impôt.

- Janvier : Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 30 septembre

- Février : Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 31 octobre

- Mars : Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 30 novembre

- Avril : Dépôt avant le 15 avril de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés clôturant au 31 décembre

- Mai : Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 31 janvier

- Juin : Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 28 février

- Juillet : Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 31 mars

- Août : Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 30 avril

- Septembre : Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 30 juin

- Novembre : Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 31 juillet

- Décembre: Dépôt de la déclaration 2069A du CIR annexée à la liasse fiscale pour les sociétés ayant un exercice décalé au 31 août

A savoir : le dossier justificatif n’est présenté qu’en cas de contrôle du crédit d'impôt recherche par le FISC. C'est-à-dire que le dépôt d’un dossier justificatif n’est pas nécessaire lors de la déclaration du crédit d'impôt recherche mais il est fortement recommandé de le rédiger avant la fin de l’année.

Vos dépenses de Recherche & Développement éligibles au crédit d'impôt recherche

Bonne pratique : l'entreprise devra avoir constitué un suivi annuel des temps affectés à chaque projets par le personnel. Cela permettra une extraction rapide des coûts et des relevés de temps sur chacun des projets.

Dépenses de personnel de recherche (ingénieurs, techniciens, docteurs, CDD, CDI, intérimaires, etc.)		Prise en compte des salaires du personnel dédié à la recherche
	Exclusion des stagiaires et du personnel support (Administratif, marketing, production...)
	Salaire Jeune docteur	Salaire x 2 pendant les 24 premiers mois
Dépenses de fonctionnement (Matières premières, consommables, factures, électricité, coûts administratifs, location de matériel)	Montant forfaitaire égal à 50% des dépenses de personnel Abondé à 100 % pour les frais concernant les jeunes docteurs
Dotations aux amortissements (immeubles et matériels dédiés à la R&D y compris la réalisation de prototypes ou d'installations pilotes)	Montant forfaitaire égal à 75% des dépenses dédiées*
Dépenses de prise et maintenance et défense de brevets ou certificats d'obtention végétale.	Factures de conseil en PI, honoraires d’avocat, factures d’assurance	Pas de limitation
Dépenses de sous-traitance R&D	Prestataire privé : montant des factures**	L’entreprise doit au préalable bénéficier d’un agrément CIR, c'est-à-dire avoir un certificat attestant qu'elle a les ressources disponibles pour faire de la R&D Plafonné à 2 M€ max si vous faites appel à une filiale de votre entreprise 10 M€ avec une autre entreprise (non liée au groupe)
	Prestataire public : montant des factures x 2	Institut, universités, organisme de recherche public, centre technique industriel Plafonné à 12 M€ avec un organisme public ou une université
Dépenses de veille technologique et normalisation	Factures relatives à l’achat d’articles et de revues scientifiques, abonnement à des bases de données, études technologiques	Jusqu'à 60 000 euros***
Frais de normalisation	Participation aux réunions officielles, réunion de coordination, de pilotage, d'orientation scientifiques, d'avancements, etc.
Sommes à déduire	- Subventions de recherche perçues (ANR, PCRD, OSEO, FEDER, CIFRE...)
	- Certaines sommes versées à des intermédiaires

Taux de réduction d'impôt CIR
Jusqu'à 100 millions € de dépenses	1 ère année	2 ème année	A partir de la 3 ème année
	40%	35%	30%
Au-delà de 100 millions € de dépenses	5%
Pas de plafonnement

* Les amortissements des agencements généraux (cloisons etc.), du matériel d’occasion ou la remise en état des locaux ne sont pas pris en compte. Seul l’achat de matériel et la construction de bâtiment destinés à la R&D peuvent être pris en compte.

* De même, le matériel tels que les ordinateurs et les imprimantes ne sont pas pris en compte sauf si leur utilisation est nécessaire à l’élaboration du projet de R&D (il faudra dans ce cas déterminer le temps consacré à leur utilisation).

** Un sous-traitant agrée peut bénéficier du CIR dès lors qu'il n'inclut pas dans l'assiette de son propre crédit d’impôt les dépenses de R&D qu’il facture à ses clients.

** Une société étrangère ne pouvant pas bénéficier du CIR, c’est le sous traitant français qui pourra déclarer le crédit d’impôt.

*** Les licences de brevets ne sont pas éligibles, seules les dépenses liées aux achats, maintenance et défense des brevets sont prises en compte.

Pourcentage moyen de temps passé sur des projets de recherche par le personnel (docteurs, ingénieurs, techniciens) de R&D par secteur d'activité

Pourcentage de temps passé du personnel (docteurs, ingénieurs, techniciens) de R&D par secteur d'activité	%
Chimie	60 %
Pharmaceutique	60 %
Biotechnologies	60 %
Cosmétique	60 %
Energie environnement	30 %
Agronomie	50 %
Bâtiment / Construction	30 %
Aéronautique aérospatiale	50 %
Electronique	50 %
Textile	30 %
Informatique	20 %
Télécom	50 %
Banques / assurance	20 %
Automobile	30 %
Transports	30 %
Mécanique	30 %

Sachez qu'un personnel ayant passé 100% de son temps à faire de la recherche sur votre projet est improbable aux yeux de l'administration fiscale car le personnel est toujours amené à faire des actions diverses non liées à la recherche : commande et réception de colis, réunions de service et d'organisation, réunion d'information, actions qualité, etc.

Exemple de calcul du crédit d'impôt recherche

Dépenses de personnel de recherche (ingénieurs, techniciens, docteurs, CDD, CDI, intérimaires, etc.)	Docteur ayant passé 50% de son temps passé sur le projet		30 000 x 2 (salaire compté au double) x 50% = 30 000 euros
	Ingénieur ayant passé 50% de son temps passé sur le projet		25 000 x 50% = 17 500 euros
	Technicien ayant passé 50% de son temps passé sur le projet		20 000 x 50% = 10 000 euros
Dépenses de fonctionnement (Matières premières, consommables, factures, électricité, coûts administratifs, location de matériel)	Montant forfaitaire égal à 50% des dépenses de personnel Abondés à 100 % pour les frais concernant les jeunes docteurs		Ingénieur + technicien : (17 500 + 10 000) x 50% = 13 750 euros Docteur : 30 000 euros
Dotations aux amortissements (immeubles et matériels dédiés à la R&D y compris la réalisation de prototypes ou d'installations pilotes)	Achat matériel Montant forfaitaire de 75% des dépenses dédiées au dotations aux amortissements		1000 euros 1000 x 0,75 = 750 euros
Dépenses de prise et maintenance et défense de brevets ou certificats d'obtention végétale.	Factures de conseil en PI, honoraires d’avocat, factures d’assurance		1000 euros
Dépenses de sous-traitance R&D	Prestataire privé : montant des factures		25 000 euros
	Prestataire public : montant des factures x 2		25 000 x 2 = 50 000 euros
Dépenses de veille technologique et normalisation	Factures relatives à l’achat d’articles et de revues scientifiques, abonnement à des bases de données, études technologiques Jusqu'à 60 000 euros		500 euros
Frais de normalisation	Participation aux réunions de coordination		500 euros
Sommes à déduire	- Subventions OSEO		1000 euros
Total coût du projet Assiette des dépenses éligibles	141 000 euros
Total coût du projet éligible avec application des taux "x2"	167 250 euros
Taux CIR	30 %	35 %		40 %
Montant du CIR obtenu par l'entreprise	50 175 euros Soit au final 35% de réduction d'impôt	58 537,5 euros Soit au final 42% de réduction d'impôt		66 900 euros Soit au final 47% de réduction d'impôt

Sachez que vous pouvez sous-traiter le calcul de votre crédit d'impôt recherche  auprès de sociétés prestataires en financement de l'innovation, ces entreprises se rémunèrent au résultat et retiendront environ 5 % du montant obtenu de votre crédit d'impôt recherche  pour couvrir leurs frais de gestion plafonné à 15 000 euros par dossier.

A télécharger

- Trame de rédaction du dossier technique du crédit d'impôt recherche

- Formulaire de déclaration CERFA 2069

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Crédit photo : http://www.freedigitalphotos.net/images/Learning_g376-School_Friends_head_upset_p107915.html